Training per Intermediari Executive

Pianificazione e la gestione di un workshop deliberativo
di successo per le piccole e medie imprese (PMI).

 
This project has been funded with support from the European Commission. The production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.


Introduzione
Benvenuti! In questa sezione spiegheremo cosa tratta questo materiale di formazione, a chi si rivolge e come usarlo.
Quali argomenti tratta questo materiale
Il presente documento vi spiegherà tutto ciò che dovete sapere sulla pianificazione e la gestione di un workshop deliberativo di successo per le piccole e medie imprese (PMI).
Che cosa si intende per ‘deliberativo’? Significa semplicemente una discussione ponderata e attenta. Inun workshop deliberativo i partecipanti non solo ascoltano, ma partecipano attivamente, condividendo e discutendo idee e punti di vista.
A chi si rivolge?
Il materiale è rivolto alle organizzazioni a sostegno delle PMI, spesso definite organizzazioni intermediarie. Ci sono diversi tipi di intermediari, tra cui associazioni di categoria,associazioni di appartenenza, poli di sviluppo direzionale e comuni. La formazione è specificamente rivolta a direttoriemanager. Adesempio, potreste essere un policy director, un membership manager o un consulente, e lavorare con le PMI.
Il materiale sarà interessanteanche per coloro che si occupano di argomenti come la comunicazione e la partecipazione d'impresa, il problem-solving collaborativo e la facilitazione di gruppo.
Come usare il presente documento
Il materiale è completamente self-directed, ossia autosomministrabile. Sappiamo che sarete molto impegnati, perciò il contenuto è suddiviso in una serie di sezioni. Potetestudiare le sezioni secondo il vostro ritmo e come meglio vi si addice. Le sezioni sono brevi e pratiche, viaiuteranno ad ottenererapidamente le informazioni che vi servono.

Il materiale è stato progettato per aiutare coloro che intendonocoinvolgere in una collaborazione le proprie PMI per la prima volta e quindi, a seconda del vostro livello di esperienza, potreste saltare alcune sezioni in cui sonospiegate cose a voi già note. Ad esempio, se avete esperienza di comunicazione conle vostre PMI e desiderate solo conoscere come pianificare e gestire un workshop, potete concentrarvi esclusivamentesulle sezioni relative al workshop.
Chi ha sviluppato questo corso?
Il presente materiale è stato raccolto da esperti in partecipazione e comunicazione d'impresa. Si fa riferimento, per l’apprendimento pratico,auna serie di case study pratici con le PMI e le organizzazioni intermediarie di cinque diversi paesi europei, nell'ambito di un progetto finanziato dalla Commissione Europea. Potete trovare maggiori informazioni sugli autori e sui case study del progetto qui.

Un po’ di teoria
Gliapprocci deliberativi sono stati utilizzati a lungo nel campo della partecipazione democratica, in cui gli enti governativi cercano di coinvolgere i cittadini al di fuori dei normali cicli elettorali. Sono state sviluppatevarie tecnicheche potessero adattarsi a tutta una serie di circostanze, ad esempio giurie dei cittadini, assemblee cittadine, bilancio partecipativo, World Café, focus group, ecc. Ulteriori informazioni su queste tecniche sono disponibili all’indirizzo http://participationcompass.org/ e http://ncdd.org/
Deliberare significa riunirsi per imparare, discutere ed elaborare soluzioni insieme. Spesso è utile se la questione è complessa o puòessere risolta unendo idee e punti di vista diversi, creando così l'opportunità di considerareuna questione da un’altra angolazione, ottenere consenso o sviluppare un punto di vista collettivo.

Le aziende, comprese le PMI, devono affrontare diverse sfide. Alcune di queste (ad esempio, occuparsi di costi energetici o svilupparesupply chain più sostenibili) saranno risolte più facilmente se le PMI operano congiuntamente e non individualmente. Non tutto sarà adatto a un approccio deliberativo ma se la collaborazione può essere di aiutoquesto,senza dubbio,è uno dei modi migliori.
Prima del workshop
Per preparare e realizzare un workshop di coinvolgimento deliberativo di successo devono essere consideratediverse cose. A tal fine è utile valutare l’evento secondo le ‘3P’per la pianificazione di eventi: proposito, pianificazione e promozione. Ciascuno di questi tre elementi verrà discusso più in dettaglio.
PROPOSITO
Prima di impegnarsi in qualsiasi tipo di attività di coinvolgimento deliberativoè necessario fare un passo indietro ed essere chiari sullo scopo dell’evento. Questa chiarezza è particolarmente importante quando si deve descrivere l’eventoai colleghi e alle altre parti interessate. In questo contesto, la possibilità di impostare aspettative realistiche circa l'evento ei suoi esiti è fondamentale.

Un buon punto di partenza per avere idee chiare è considerare il presupposto strategico alla base dell’evento. Perché state organizzando questo evento, e non qualcos’altro? Cosa sperate di ottenere? Quali sono i vostri obiettivi? Ad esempio, un obiettivo delcoinvolgimento deliberativo è quello di avere una migliore comprensione delle priorità e delle preoccupazioni di altri gruppi e individui, offrendoun’opportunità di coinvolgimento e di dialogo. Tali conversazioni spesso favorisconoidee nuove, innovazioni e strategie di azione.

Avere unobiettivo chiaro, prima di iniziare la pianificazione e promuovere il vostro evento, è un primo passo fondamentale.
PIANIFICAZIONE
Pianificare l’evento

La pianificazione di un workshop è soggetta a una serie di questioni importanti davalutare. Gli esempi qui presenti sono tratti dalla guida del Public Relations Consultants Association (PRCA) del Regno Unito per la gestione degli eventi.
PIANIFICAZIONE
Tempo e denaro

Quando si pianifica l'evento la prima cosa a cui pensare sono le risorse necessarie per realizzarlo, cheprobabilmente includeranno quanto segue:
Tempo: considerate tutti gli aspetti relativi al tempo necessario per organizzare un evento di successo. Questi aspetti includono: comunicare con potenziali partecipanti, promuovere l'evento, cooperare con i fornitori, partecipare alle riunioni di pianificazione, gestire il bilancio e progettare il format.

Spese di ufficio: e-mail, telefonate, fotocopie, spedizioni e costi di viaggio.
Costi terze parti: possono comprendere spese quali affittodella sede, catering, design e stampa, fotografia e video.
PIANIFICAZIONE
Location

È importante scegliere un luogo facilmente accessibile. La sede deve essereidonea aricevere il maggior numero di partecipanti. Se possibile, parcheggi e fermate del trasporto pubblico (ad esempio, stazioni ferroviarie e fermate della metropolitana) dovrebberotrovarsi nelle vicinanze (massimo dieci minuti a piedi).

Fate attenzione a illuminazione, riscaldamento, aria condizionata, apparecchiature arredamento. I partecipanti trascorreranno una notevole quantità di tempo nella stanza, che perciò dovrà essere confortevole. La sedesarà accessibile ai partecipanti disabili? Chiedetevi se la stanza può ospitare in modo efficace la struttura e il formatpensati per il vostro evento?
PIANIFICAZIONE
Orario

È essenziale considerare tutti i fattori che possono influire sul numero di persone presenti all’evento. Questi fattori includono le vacanze scolastiche e altri eventi contemporanei del settore o dell’industria. Probabilmente scoprirete che le PMI non vorranno impegnarsi per un evento di un'intera giornata. Il vostro workshopnon dovrà durare più di 2 o 3 ore. Pensateall’orarioin cui tenerlo - forse i partecipanti preferiscono un evento serale?
PIANIFICAZIONE
Gestire l’evento come un piccolo progetto

Come parte del processo di pianificazione generale vi consigliamo di pensare l'evento come un piccolo progetto e gestirlo di conseguenza. Per esempio, elaborare una timeline che definisca le tappe principali e altre date importanti che conducono al workshop. Assegnare tutte le responsabilità e le date entro le quali devono essere completate, quindi organizzare incontri di aggiornamento periodici per controllare che tutto proceda per il meglioe che il budgetsia stato rispettato.

Considerate l'utilizzo di un sistema di gestione delegato, come Eventbrite. Questi pacchetti software sono gratuiti e hanno una gamma di funzioni utili. Ad esempio, è possibile registrare i partecipanti (compreso il loro titolo e altre affiliazioni) e contattarlicontemporaneamentevia e-mail.
PIANIFICAZIONE
Informazioni

Valutate seintendete fornire ai partecipanti un kit di presentazione. Questo potrebbe includere materiale informativo sulla vostra organizzazione, il problema in esame e dettagli sulle persone presenti all’evento.

Consegnareai partecipanti un badge personalefavorirà gli aspetti di networking dell’evento. Assicuratevi di avere alcuni badge disponibili nel caso si presentino più persone inaspettatamente.
PIANIFICAZIONE
Tenersi in contatto

Informate i colleghi in ufficio, anchealla reception, sui dettagli dell’evento (data, ora, luogo e contatti chiave) nel caso di domande dell'ultimo minuto o cancellazioni.

Così come per il vostro numero di cellulare assicuratevi che il vostro ufficio abbia un numero di contatto fisso per voi - non date per scontato che sarete in grado di ricevere un segnale di rete o che il telefono sarà sempre acceso. Ricordatevi di impostare la risposta automatica di ‘fuori sede’ sulla vostra e-mail con tutti i vostri contatti.
PIANIFICAZIONE
Selezionare un Facilitatore e Progettare il Workshop

Sarà necessario avere un facilitatore esperto per il vostro evento. Può essere qualcuno della vostra organizzazione, oppure potete coinvolgere un facilitatore indipendente. Se prevedete che alcune discussioni saranno conflittuali o difficili, un facilitatore indipendente potrebbe essere utile. Un buon punto di partenza, se siete alla ricerca di un facilitatore esterno, è il sito web dell’Associazione Internazionale dei Facilitatori.
PIANIFICAZIONE
Riflettere sulla tecnica deliberativa

Nella progettazione del workshop, voi e il vostro facilitatore dovreteriflettere sul tipo di tecnica da utilizzare per la deliberazione, ossia la parte del workshop in cui i partecipanti discuteranno i problemi insieme. Il vostro facilitatore dovrà essere in grado di aiutarvi a stabilirel’approccio migliore. Non dimenticate mai gli obiettivi del vostro workshop e le persone che parteciperanno. Avrete già deciso il motivo per cui intendetetenere questo evento e ciò che desiderate ricavarne, quindi assicuratevi che il progetto del vostro evento soddisfi i vostri obiettivi e funzioni per i partecipanti. Questo è un punto fondamentale da ricordare.


È probabile che le PMI (e voi!) non abbiano familiarità con questo metodo di lavoro. In questo caso vi accorgerete che l'utilizzo di una tecnica semplice è probabilmente l'approccio migliore. Probabilmente il workshop non durerà a lungo per cui semplificare le cosevi aiuterà anche con le tempistiche.

Sono disponibili una serie di tecniche deliberative ‘off-the-shelf’, illustratenell’ Appendice Due. Potreste adattarneuna alle vostre circostanze. Oppure potete progettare il vostro approccio personale con la consulenza del vostro facilitatore.


Per fare un esempio, ecco uno schema di una possibile strutturadel vostro workshop:

  • Benvenuti, presentazioni e ‘rompere il ghiaccio’.
  • Breve sessione per introdurrel’evento e ricordare ai partecipantii punti salienti del workshop, ad esempio ‘Come possono le PMI risparmiare sui loro costi energetici?’. Potreste utilizzare questa sessione per fornire ai partecipanti le informazioni chiave di cui avranno bisogno per una discussione produttiva, ad esempio una breve presentazione.
  • Dividere i partecipanti in piccoli gruppi (ad esempio, 6 - 8 persone in ogni gruppo) per discutere l’argomento. Assicurarsi che i partecipanti non abbiano dubbisul compito.
  • Riunire tutti nuovamente per condividere le idee dei piccoli gruppi.
  • Spiegarei passi successivi dopo il workshop.


Questo è solo un esempio di una possibilestruttura. Ci sono moltissimi modi differentidi organizzare il workshop e, come già detto, moltissime tecniche diverse daimpiegare o adattare. La cosa importante da ricordare è: progettate il workshop per soddisfare i vostri obiettivi associati all’evento. Non utilizzate semplicemente una struttura standard sperandoche funzioni - se non funziona avrete sprecato il vostro tempo e il tempo dei partecipanti.

Ricordate:dovete lavorare con un facilitatore esperto, in modo da beneficiare dalla sua esperienza di progettazione diworkshop.


Qualunque sia l'approccio utilizzato, troverete utile ricordare queste linee guida generali per una deliberazione ottimale:

  • L'evento deve fare la differenza (in altre parole, deve avere qualche risultato o impatto tangibile).
  • L’evento deve essere adattato alle circostanze e progettato per soddisfare le vostre finalità ei vostri obiettivi.
  • Coinvolgeteil numero e il tipodi persone adeguati.
  • Conducete l'evento con integrità e trasparenza.
  • Trattate i partecipanti con rispetto e valorizzate il loro contributo.
  • Date priorità alla discussione, all'apprendimento e al feedback dei partecipanti.
  • Rivedete e valutate l'evento in modo da poter migliorare la pratica.
  • Tenete i partecipanti informati sui risultati.
PROMOZIONE

Promuovere l'evento in modo efficace è un aspetto cruciale del processo di pianificazione e richiede speciale attenzione. Quando pensateall'evento ponetevi la seguente domanda:

Le persone sono interessate al tema discusso?
Una delle maggiori sfide nella fase di promozione è convincere le persone a partecipare. I potenziali partecipanti saranno probabilmente interessati a molti temi - e ciò che è importante per voi come organizzazione potrebbe essere meno importante per una PMI. Le persone hanno bisogno di un motivo valido per partecipare.

Per valutare se l'evento ha il potenziale per attirare le persone che desiderate, è utile porsi altre tre domande:

1. Cosa desiderate risalti nella discussione?
Le persone che lavorano nelle PMI sono quotidianamente bombardate da informazioni. Il tema da affrontare durante l'eventodevequindi catturare la loro attenzione ed essere qualcosa che ritengono importante. Ci sono sfide particolari associate al temadi speciale interesse per le PMI del vostro target? Se non siete sicuri della rilevanza della questione, è utile discutere in modo informale il vostro progetto con alcuni potenziali partecipanti. Queste conversazioni possono anche generare altre idee utili alla fase di pianificazione e preparazione.

2. Le PMI desiderano discutere questo tema in questo preciso momento?
Il tema dell’evento può essere importante, ma è un tema che le PMI vorranno discutere in questo momento? Le PMI possono avere altre priorità, quindi è necessario comunicare chiaramente perché è importante organizzare l'evento in questo momento particolare. La ragione per la data proposta potrebbe riguardare l'introduzione di una nuova normativa del governo, la pubblicazione di nuove ricerche, o l'identificazione di unaproblematica emergente e significativa che avrà un impatto sulle PMI.

3. Possedete le conoscenzee le competenze adeguate per affrontare questo tema?
Cosa sanno i potenziali partecipanti sulla vostra organizzazione? Saranno in grado di comprendere perché siete coinvolti in una discussione su questo tema? Il vostro interesse nella questioneè chiaro per loro? La vostra organizzazione è considerata credibile e influente in questo settore? Sapere cosa pensano gli altri di voi in relazione al tema è importante. È un altro fattore che determinerà se partecipare all'evento oppure no. Può essere opportuno per voi coinvolgere una terza parte rinomata che possa aggiungere credibilità, ad esempio una Università o una società leader nel settore. Potreste inoltre fare uso delle reti di altre organizzazioni per contattare le PMI, in particolare se intendete coinvolgere le PMI che non vi conoscono bene o quelle più difficili da raggiungere.
Come invitare le persone?
Secondo la nostra esperienza, la migliore forma di comunicazione per invitare i rappresentanti delle PMI a un evento di questo tipo è un’e-mail personalizzata o una telefonata a unpreciso referente. Questo approccio assicurache l’e-mail o la telefonata giungano alla personagiusta ed è, senza alcun dubbio, una misura preferibile rispetto alle formedi comunicazione impersonali. Se non disponetedi un database di potenziali partecipanti coni dati di contatto è necessario compilarne uno.

L'e-mail di invito deve essere inviata almeno sei settimane prima dell'inizio dell’evento.

Di seguito riportiamo un esempio: si tratta di un’e-mail di invito, utilizzata con successo da un intermediario, per invitare le PMI a un evento progettato per esplorare l'impatto della scarsità di combustibile:
Gentile (nome del potenziale partecipante),

Le scrivo per informarla in merito a un evento innovativo che sarà ospitato da (nome dell’intermediario PMI) il giorno (data) presso (luogo).

Recenti ricerche condotte con i nostri stakeholder evidenziano la necessità, per le organizzazioni con un interesse nella scarsità di combustibile,di adottare un approccio più “collaborativo” al problema.

Tale collaborazione è essenziale per massimizzare la conoscenza e il finanziamento già esistente al fine di affrontare questo problema, oltre ad essere fondamentale per lo sviluppo di strategie efficaci in futuro.

L’evento verterà specificatamente sulla seguente domanda: come possiamo fare in modo che le aziende collaborino allo scopo di ridurre la scarsità di combustibile nel nord dell'Inghilterra?
. . .
Trattandosi di una domanda piuttostodifficile a cui rispondere, abbiamo cercato di pensare a come affrontare il problemain modo creativo.

Di conseguenza, abbiamo organizzato un evento nel quale applicare una serie di tecniche innovative destinate a incoraggiare il problem solving collaborativo tra i partecipanti.

Mi chiedevo se lei, o un suo referente, potrebbe essere interessato(a) a partecipare a questo importante e stimolante evento.

L’appuntamento è alle ore (ore) per la registrazione e una pausa con caffèe pasticcini nellastanza (numero stanza ed edificio).. L’evento inizierà formalmente alle (ora) e terminerà alle (ora). Se desidera ulteriori dettagli la prego di inviare un’e-mail a (dettagli contatti del coordinatore dell’evento).

Cordiali saluti,
Nome del rappresentante intermediario

Punti chiave da annotare sull’invito via e-mail:
  • L’invito delinea lo scopo della manifestazione con una semplice domanda strategica: cosa possiamo fare affinchéle aziende collaborino per ridurre la scarsità di combustibile nel nord dell'Inghilterra? L'adozione di questo approccio garantisceche l'essenza dell’evento sia comunicata in modo chiaro e conciso. L'obiettivo è trasporre in parole semplicil’obiettivo dell’evento.
  • L'e-mail contiene un riferimento sulla disponibilità di nuova ricercadaparte degli stakeholder,fornendoil presuppostoper la data prevista per l’evento dall'intermediario.
  • È stato fatto uno sforzo per evitare di fornire troppi dettaglinell’e-mail, chepossonoessere datidopo la conferma dell’adesione da parte del rappresentante delle PMI. Lo scopo della prima e-mail è solo quello di suscitare interesse e comunicare le informazioni essenziali quali ora, data e luogo.
Follow-up della prima e-mail
  • Le PMI che hanno risposto positivamente all'invito devono immediatamente ricevere un’e-mail di conferma con informazioni supplementari, tra cui una mappa per raggiungere la sede e l’indirizzo, consigli su mezzi pubblici e parcheggi (se del caso), così come la richiesta di eventuali esigenze dietetiche specifiche, se il catering è incluso. In questa fase potete includere qualche lettura o delle informazioni di basepre-evento, ma partite dal presupposto che non tutti le leggeranno prima dell'evento, pertanto assicuratevi di disporre di tempo sufficiente nel workshop per dare le informazioni essenziali di cui i partecipanti hanno bisogno per una discussione produttiva.
  • Una settimana prima dell'evento,le PMI che intendono partecipare devono ricevere un'altra e-mail che confermi la loro presenza e ricordi loro tutti i dettagli rilevanti all'evento.
  • Le PMI che non rispondono alla prima e-mail devono ricevere una e-mail di promemoria entro un paio di settimane o essere chiamate. I leader delle PMI sono spesso impegnati e non riescono a trovare il tempo per rispondere, o addirittura vedere la prima e-mail. Vi suggeriamo di ricontattarli. Se non rispondono a questo secondo invito è ragionevole ipotizzare che non siano interessati a partecipare all'evento!
IL WORKSHOP
Il Giorno Prima
Riconfermate i partecipanti e aggiornate la lista.
Verificate due volte le modalità e le tempistichecon il responsabile organizzativo della sede.
Organizzate un briefing pre-evento finale con il team dedicato. È importante che tutti sappiano cosa si attende da loro.
Assicuratevi che i vostri kit di presentazionesianocompleti, se disponibili.
Il Giorno Dell’Evento
Se non avete avuto accesso alla sede il giorno prima, preparate la stanza e la reception (preparate i badge personaliin ordine alfabetico e assicuratevi che i kit di presentazione siano completi).

Fate un girodella sede - controllate uscite di emergenza, segnaletica, branding, apparecchiature audiovisive, parcheggio, servizi igienici e guardaroba.

Assicuratevi che sia presente almeno una persona nella stanza principale per ‘incontrare e dare il benvenuto’ ai partecipanti al loro arrivo.

Controllate le notiziesul traffico per vedere se i partecipantipotrebbero ritardare.
Suggerimenti generali per i facilitatori
Avrete già coinvolto il vostro facilitatore nella pianificazione e nella progettazione pre-evento, ma doveteassicurarvi che sia informato circa i dettaglidell'evento, le vostre aspettative, i partecipantie le eventuali difficoltà previste. Se il facilitatore è esperto (e dovete assolutamente coinvolgente un facilitatore esperto), probabilmente non avrà bisogno di leggere questi suggerimenti. Ma noi li abbiamo comunque inclusiperché possono sempre essere utili.

Quando si facilitano eventi di questo tipo è utile ricordare alcune semplici regole che si applicano in generale quando si parla in pubblico:

Linguaggio del corpo
Cercate di usare un linguaggio del corpo positivo quando facilitate il gruppo. Ad esempio, restate in piedi e parlate con i partecipanti con la schiena dritta e le spalle rilassate. Quando le persone parlano e fannodomande mantenete il contatto visivo per mostrare che siete interessati alla discussione. Quando rispondete a punti particolari potete anche utilizzare semplici movimenti affermativi, come sorridere o annuire con la testa. Rispondendo in questo modo manterrete il contatto con il gruppo. Questo dovrebbe aiutarvi a capire cosa provano le persone in merito al contenuto della discussione e al format dell’evento. Evitate di incrociare le braccia (un gesto difensivo) e manierismi che potrebbero essere fonte di distrazione per il pubblico, ad esempio mettere le mani vicino alla bocca. Per prepararviall’evento fate pratica davanti a uno specchio così da sentirvi a vostro agio nel presentarvi agli altri.
Come mantenere il contatto visivo con i partecipanti?
  • Scegliete una persona seduta all'estrema destra del gruppo e una persona all'estrema sinistra.
  • Scegliete una persona al centro del gruppo.
  • Spostate gli occhi regolarmente da una persona all’altra, tra le tre persone scelte. Per fare questo dovete muovere la testa.
  • In questo modo ogni partecipantepercepisce che siete attenti alle sue parole.
  • Non fissate una sola persona per troppo tempo. Se notate che qualcuno vi fissao annuisce, vi state probabilmente concentrando troppo su di lui/lei.
Linguaggio
Assicuratevi che le parole usate siano chiare e comprese dai partecipanti all’evento. Utilizzate un linguaggiosemplice, limitato a quanto ritenete strettamente necessario. Evitate il gergo e le abbreviazioni (a meno che non si tratti di un pubblico tecnico). A tutti piacciono le storie; un tema principale può essere affrontato efficacementecon un esempio dalla vostra esperienza.

Attenzione all’umorismo, che potrebbe non essere apprezzato da tutti. Non fate battutese pensate possano offendere qualcuno nella stanza. Eccetto i comici di professione raramente qualcunoriesce a essere divertente in pubblico. Non usate mai parolacce, non importa quanto informale sia l'evento, e siate cauticon lo slang.
Voce
Ascoltatevi. Soprattutto parlatea voce sufficientementealta da essere ascoltati. Cercate di evitare ‘ehm’, ‘uhm’ e parole ripetitive.
Ausili Visivi
Le persone ricevono tre quarti delle loro informazioni a livello visivo. Per impostare la scena dell'evento, e a supporto del vostro discorso, potrebbe quindi essere opportuno utilizzare ausili visivi. Sarà molto più facile ricordare l’evento.

PowerPoint è un ausilio visivo che viene spesso utilizzato per sostenere i facilitatori degli eventi, tuttavia dovreste usarlo per illustrare e riassumere i punti principali e nonper leggere le slide parola per parola. Ricordate chesiete voi che state facilitando, non il software.

Ogni slide deve avere un numero limitato di elenchi puntati (sei al massimo) per garantire che i partecipanti possano interiorizzare le informazioni e non siano distratti da quello che statedicendo. Inoltre, il testo di ogni elenco dovrebbe adattarsi a una riga della slide.

Immagini e foto possono aiutare i partecipanti a comprendere i punti in modo emotivo. Se, per esempio, il vostro evento si concentra sul tema dell'impatto del trasporto su strada sulle emissioni di carbonio, l'immagine di un'autostrada congestionata sarà più convincenterispetto auna semplice spiegazione perché dà vitaall’argomento.

Di seguito alcuni suggerimenti fondamentali di Microsoft nell’uso di PowerPoint:

1. Presentare materiale convincente
Se si preparano alcune slide di PowerPoint avvincenti per aiutare la facilitazione assicurarsi che le osservazioni orali non siano meno coinvolgenti. PowerPoint non offre presentazioni - PowerPoint offre slide.

2. Semplicità
È veramentenecessariovedere tutto sullo schermo?
3. Minimizzare i numeri sulle slide
Se si vuole sottolineare una statistica considerare l'utilizzo di un grafico o di un'immagine.
4. Non imitare PowerPoint
PowerPoint funziona meglio con osservazioni orali che ampliano e amplificano, anzichéimitare, ciò cheappare sullo schermo.


5. Stabiliteil momento per le osservazioni
Una presentazione di PowerPoint ben orchestratamostra una nuova slide, offre al pubblico la possibilità di leggere e interiorizzare, quindi seguono le osservazioni che ampliano e amplificano ciò che appare sullo schermo.


6. Colori vibranti
Un forte contrasto tra parole, grafica e sfondo può essere efficace nel trasmettere sia un messaggio sia un'emozione, ma attenzione a non esagerare.
7. Importare altre immagini e grafica
Utilizzare immagini e grafica esterne per un richiamo visivo e variegato.
8. Modificare incessantemente prima di facilitare
Se qualcosa non è interessante, distrae o fa confusione, toglierla.
Tempistica
Per quanto bene stia andandol'evento, se vi dilungate eccessivamenterischiate di annoiare i partecipanti. Attenetevi al tempo stabilito (ed è sempre meglio finire leggermente in anticipoche in ritardo). Osservate ilvostro programma per ogni sessione e non cadete nella tentazione didivagare. I partecipanti all’eventohanno poco tempo e si aspettano che l'evento segua il programma.p46_titlePratica
Non leggete mai parola per parola da uno script: è probabile che perderete il filo e il ritmo. Rivedete ciò che voleteesporre come facilitatore e fate pratica finché non lo sapete perfettamente. Se pensateche potreste dimenticare informazioni importanti preparate schede guida con parole e frasi chiave di suggerimento. Numerate le schede in modo da esporre i punti nell’ordine giusto. Questo renderà anche molto più sempliceriprendere l’ordine se le schede vi cadono! Se possibile, visitate la sede dell'evento in anticipo per familiarizzare con la stanza ed essere sicuri di saperecome funziona l’apparecchiatura audiovisiva.
Ricapitolare
Cogliete l'opportunità per ricapitolareil giorno stesso come avete facilitato il gruppo. Mentre nella vostra mente l'esperienza è ancora fresca annotate i tre aspetti migliori della vostra performance e tre cose che vanno migliorate. Questa nota dovrebbe essere la prima cosa da leggere la prossima volta che faciliterete un evento deliberativo.
Valutazione
La valutazione vi aiuterà a stabilire l'efficacia del vostro workshop, in particolare se è la prima volta che aveterealizzato questo tipo di evento. Dovete saperecosaha funzionato e cosa non ha funzionato, in modo tale da migliorare la vostra progettazione di eventi. Può anche esservi di aiuto perun successivo business case per le risorse.

È importante pensareanticipatamente come valuterete il workshop - non improvvisate semplicemente quel giorno. Potete trovare utile preparare un semplice piano di valutazione.

Decidete come procedere con la valutazione, ad esempio, farete compilare moduli di feedback ai partecipanti o li intervisterete dopo l’evento, o forse entrambe le cose?

Potete trovare utile, a seconda delle circostanze, far eseguire la valutazione da una terza persona,non coinvolta direttamente nel workshop. Questo può essere di aiuto se dovete preparare un business case per proseguire l’investimento in questa tipologia di workshop.

I moduli di feedback devono essere sufficientemente brevi da incoraggiarei partecipanti a completarlo, ma abbastanza lunghi dafornire qualche feedback significativo sull'evento. Usate sia domande chiuse sia domande aperte. Una domanda chiusa richiede un semplice sì o no, oppureil partecipante devespuntareuna casella su una serie di opzioni (ad esempio, rispondere all’affermazione “Desidero raccomandare questo workshop a un collega" con le opzioni Molto d'accordo, D'accordo, Né d'accordo né in disaccordo, In disaccordo o Molto in disaccordo). Le domande chiuse sono veloci da completare.

In una scheda di valutazioneè buona norma offrireai partecipanti la possibilità di dire “Non so” o “Non applicabile” a qualsiasi domanda chiusa.

Alcuni esempi di domande di valutazione che potreste usare si trovanonell’ Appendice Tre. Ma ricordate, questi sono solo esempi - è necessario adattare le domande al vostro evento.

Le domande chiuse, tuttavia, potrebbero non fornire un feedback sufficiente sul workshop, quindi suggeriamo di inserire alcune domande aperte, a cui le persone possono rispondereliberamentespiegandola loro esperienza. Questo viforniràun feedback più ricco rispetto al semplice ‘Sì’ o ‘No’. Un esempio di domanda aperta è “Cosa avete maggiormente apprezzato del seminario di oggi”.

Ricordate: assicuratevi che i partecipanti compilino il modulo di feedback prima di lasciare il workshop. Se non lo fanno probabilmente non rivedrete più il modulo!
Dopo il workshop
Realizzare un evento deliberativo di successo dipende,in egual misura, da ciò che accade prima e dopo l'evento.

Vi sono una serie di azioni che dovranno essere intraprese al terminedell'evento:

Follow-up
Quando pianificateil vostro workshop, pensate in anticipo a quali risultati volete ottenere. I partecipanti devono lasciare il workshop sapendo ciò che accadrà dopo. In alcuni casi possono essere azioni concordate durante il workshop. Qualche tipo di relazione scritta o blog possono essere condivisi con i partecipanti in seguito. Tutto dipende dallo scopo del vostro workshop.
Reti PMI
Forse una delle ragioni per cui vi state rivolgendo alle PMI in questo modo è creare una rete di PMI in grado di proseguire l'approccio collaborativo e problem-solving avviato durante il workshop.

E forse un workshop deliberativo non èsufficiente, soprattutto se affrontate problemi complessi. Suggeriamo, quindi, di condurre un workshop di follow-up per proseguire la collaborazione.
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