Обучение за Мениджъри

Планиране и успешно провеждане на дискусионен семинар
с малки и средни предприятия (МСП).

 
Този проект е финансиран с подкрепата на Европейската Комисия. Изработката на настоящата публикация не представлява потвърждение на съдържанието ѝ от Комисията. Публикацията отразява само личните виждания на нейния автор и Комисията не може да носи отговорност при използването на информация, съдържаща се в нея.


Въведение
Добре дошли! В този раздел е описано какво съдържа учебния материал, към кого е насочен и как да го използваме.
Какво съдържа материала
Този документ ще ви предостави информация за всичко, което трябва да знаете относно планирането и успешното провеждане на дискусионен семинар с малки и средни предприятия (МСП).
Какво имаме предвид под "дискусионен"? Това означава просто внимателно обмислена дискусия. И така, семинар с дискусионно участие е когато участниците не само слушат, те участват чрез споделяне и обсъждане на идеи и възгледи.
За кого е предназначен?
Материалът е предназначен за организации, които подпомагат МСП, често наричани посреднически организации. Има много различни видове посредници, включително търговски организации, организации с нестопанска цел, центрове за развитие на бизнеса и общини. Специално обучението е насочено към хора, заемащи директорска или ръководна длъжност. Така например, това може да бъде директор политика, мениджър за управление на членството или консултант, който работи с МСП.
Материалът ще бъде интересен за всеки, който се занимава с теми като бизнес комуникация, участие, съвместно решаване на проблеми и фасилитиране на група.
Как да ползваме документа?
Материалът е пригоден за напълно самостоятелно ползване. Знаем, че ще бъдете много заети така, че съдържанието е разделено на няколко секции. Можете да четете разделите със свое собствено темпо и по начин, който е подходящ за вас. Секциите са кратки и практични. Те ще ви помогнат да намерите бързо това, което ви трябва.

Материалът е предназначен да помогне на някой, който смята да се ангажира за работа и сътрудничество с МСП за първи път. И така, в зависимост от нивото на опит, може да искате да пропуснете някои от секциите, тъй като те могат да съдържат неща, които вече знаете. Например, ако имате опит в общуването с ваши МСП и просто искате да научите повече за планиране и провеждане на семинар, тогава просто може да се съсредоточите върху тези секциите от материала.
Кой разработи този курс?
Този материал е изготвен от експерти, работещи в областта на участието и бизнес комуникацията. Той се основава на изучаването на редица практически казуси с МСП и посреднически организации от пет различни европейски страни, организирани и проведени в рамките на проект, финансиран от Европейската комисия. Можете да прочетете повече за авторите и казусите по проекта тук.

Малко теория
Дискусионните подходи са били използвани в продължение на много години в областта на демократичното участие, където държавните органи се стремят да се ангажират с граждани извън регулярните изборни цикли. Разработени са широка гама от техники, които да отговорят на цял набор от обстоятелства, например граждански съд, граждански асамблеи, участие в бюджетирането, събития с касателство до Световно кафене , фокус групи и др. Допълнителна информация за обхвата на техниките може да бъде намерени на http://participationcompass.org/ и на http://ncdd.org/
Дискусия е когато хората се събират заедно за да научават, да добсъждат и да намират съвместно решения. Дискутирането често е полезно, когато въпросът е сложен или ще е от полза за представяне на различни идеи и гледни точки. Това дава възможност да се видят нещата от друга гледна точка или за постигане на консенсус или колективно становище.Фирмите, включително МСП, са изправени пред много и различни предизвикателства. Някои от тези предизвикателства (например, отнасящи се до енергийните разходи или създаване на по-устойчиви вериги за доставки) по-лесно може да се решат, ако МСП се сътрудничат заедно вместо да се опитват да работят самостоятелно. Не на всякъде може да се приложи дискусионния подход, но ако има вероятност сътрудничеството да помогне, то това е един от начините за подхождане към това сътрудничество.
Преди семинара
Много неща трябва да бъдат взети предвид, за да се подготви и проведе успешно семинар с дискусионно участие. При обмисляне на това, което трябва да се направи, полезно е да разгледаме задачата от гледна точка на "3Ps" при планиране на събитие: цел, планиране и промоция (purpose, planning and promotion) . Всеки един от тези три елемента е представен по-подробно в следващите редовете.
ЦЕЛ
Преди поемане на ангажимент за някакъв вид дейност отнасяща се до дискусионното участие, необходимо е да се върнем назад и да сме на ясно с целта на събитието. Това разбиране е особено важно, когато трябва да опишем на колеги и други заинтересовани страни какво е планирано. В този контекст, от решаващо значение е възможността ни да представим реалистични очаквания за събитието и неговите резултати.

Добра отправна точка за изясняване на мислите е да се има предвид стратегическата обосновка - двигател на събитието. Защо провеждате това събитие, а не някое друго? Какво се надявате да постигнете? Какви са целите ви, за които ще работите? Например, една от целите на дискусионното участие е да се постигне по-добро разбиране на приоритетите и интересите на други групи и лица, чрез предоставяне на възможности за участие и диалог. Такива разговори често водят до нови идеи, иновации и стратегии за действие.

Да сте наясно с вашата цел, преди да започнете планирането и промоция на вашето събитие, е критична първа стъпка.
ПЛАНИРАНЕ
Планиране на събитие

При планирането на семинар има редица важни въпроси, за които трябва да се помисли. Примерите тук са взети от ръководството за управление на събития на английската Асоциация на консултанти за връзки с обществеността (PRCA).
ПЛАНИРАНЕ
Време и пари

При планиране на събитие първото нещо, за което следва да се помисли са ресурсите, които ще са необходими, за да го проведете. Вероятно те ще включват следното:
Време: помислете за всички аспекти, за които ще трябва да отделите от времето си за да организирате успешно събитие. Те включват комуникация с потенциални участници, промоция на събитието, връзките с доставчици, присъствие на срещи за планиране, управление на бюджета и проектиране на формата.

Офис разходи: имейли, телефонни обаждания, копирни услуги, доставки и пътни разходи.
Разходи за трети лица: те могат да включват разходи като наем на зала, кетъринг, дизайн и печат, както и фотографски и видео услуги.
ПЛАНИРАНЕ
Място

Важно е да изберете лесно достъпно място. Мястото трябва да бъде избрано така, че да е удобно за най-голям брой участници. Ако е възможно, паркингите и спирките на обществения транспорт (като железопътни гари и спирки на метрото) трябва да бъдат на разстояние от мястото на събитиетона не повече от десет минути пеша.

Вземете под внимание осветлението, отоплението, климатика, интериора и обзавеждането в залата на събитието. Участниците ще прекарат значително време в помещението така, че те трябва да се чувстват удобно. Мястото достъпно ли е за участници с увреждания? Също така помислете дали мястото е пригодно за формата или оформление, необходими за събитието?
ПЛАНИРАНЕ
Време

Важно е да се вземат предвид всички фактори, които могат да окажат влияние върху броя на хората, присъстващи на събитието. Тези фактори включват наличието на празници и организиране на семинара в един и същи ден с датата на мащабни събития на други индустрии или сектори. По отношение на МСП най-вероятно ще откриете, че те няма да искат да се ангажират през целия ден със събитието. Продължителността на вашия семинар не трябва да е повече от 2 до 3 часа. Помислете за времето през ден, в което да го проведете. Участниците ви предпочитат ли вечерно събитие?
ПЛАНИРАНЕ
Управление на събитието като малък проект

Като част от цялостния процес на планиране ще е полезно да се мисли за това събитие като малък проек, който съответно да управлявате. Например, трябва да се изготви график, който определя основните етапи с важните крайни дати в подготовката до семинара. Разпределете всички отговорности и дати, до които задачите трябва да бъдат завършени, а след това организирайте редовни срещи за да се провери дали всичко върви по план и доколко се спазва бюджета.

Помислете за използването на система за управление на събития като Eventbrite. Тези софтуерни пакети са безплатни, могат да се ползват при организиране на събития и имат редица полезни функции. Например, можете да регистрирате кой е присъствал (включително тяхната длъжност и други контакти) и да се свържете с всички присъстващи едновременно чрез електронна поща.
ПЛАНИРАНЕ
Информация

Помислете дали бихте искали да предостави на участниците пакет с материали. Той може да включва информационни материали за вашата организация, материали по темата на семинара и списък на хората, регистрирали се за присъствие на събитието.

Предоставянето на бадж с име на участниците ще улесни контактите между тях по време на събитието. Уверете се, че имате някои празни баджове в случай, че дойдат хора , които не са се регистрирали предварително.
ПЛАНИРАНЕ
Информирайте служителите си

Инструктурайте хората останалите в офиса, включително на рецепцията, за детайлите на събитието (дата, час, място и лице за контакт) в случай, че получите заявки или отмяна в последната минута.

Уверете се, че освен номера на мобилния ви телефон има и стационарен номер в офиса, посочен за връзка с Вас - не винаги ще има сигнал от мрежата на телефонната компания-доставчик и телефона ви не винаги може да бъде включен. Не забравяйте да сложите надпис "извън офиса" като автоматичен отговор от вашия е-мейл с евентуални данни за контакт.
ПЛАНИРАНЕ
Изберете Фасилитатор и Формат на Семинара

Дискусионният семинар трябва да бъде фасилитиран и ангажирането на опитен фасилитатор ще бъде от решаващо значение за успеха на вашия семинар. Фасилитатор е някой, който води и подпомага едно събитие, без да диктува естеството на дискусията или резултатите. Ролята на фасилитаторите е да помогнат на групите при обсъждането на въпросите гарантирайки, че всеки има възможност да участва в дискусиите, да съблюдават спазване на определеното време за отделните задачи и теми от дневния ред и да поставят акцент върху постигането на целите на събитието.

Добре е да имате опитен фасилитатор за вашето събитие. Това може да бъде някой експерт от собствената ви организация, или бихте могли да ангажират независим фасилитатор. Ако очаквате, че някои от дискусиите ще бъдат конфликтни или трудни, тогава независим фасилитатор може да бъде полезен. Добър начин да започнете да търсите външен фасилитатор е от интернет страницата на Международната асоциация на фасилитаторите website.
ПЛАНИРАНЕ
Помислете за дискусионната техника

При планирането на семинара, вие и фасилитаторът ще трябва да помислите за вида на техниката, която да се използва при дискусията, т.е. в частта от семинара, където участниците ще обсъждат заедно въпросите. Фасилитаторът трябва да бъде в състояние да ви помогне да решите какъв подход е най-добър. Не забравяйте да имате предвид целите на вашия семинар и хората, които ще участват. Вече сте решили защо искате да проведете това събитие и това, което очаквате като резултат от него. Така че уверете се, че планът на събитие ще отговори на вашите цели и че той ще е подходящ за хората, които ще вземат участие. Това е един много важен момент, който следва да се има предвид.


Много е вероятно, малките и средни предприятия (и вие!) да не сте запознати с този начин на работа. Ако това е случаят, тогава ще разберете, че използването на по-проста техника е може би най-добрият подход. Поддържане на нещата по-прости също ще спомогне за спазване на времевото разписание, като се има предвид, че семинарът няма да е много дълъг.

Има доста голям брой "готови" дискусионни техники, от които можете да изберете. За тези техники можете да прочетете в Приложение Две. Можете да адаптирате някоя от тях да е приложима към вашите условия. Или можете да планирате ваш собствен подход със съвет от вашия фасилитатор.


За да ви дадем един пример, в следващите редове има кратко описание на един възможен начин за структуриране на семинара ви:

  • Приветствие за добре дошли, представяне и "разчупване на леда"
  • Кратка сесия, за да се представи темата и да се припомни на участниците каква е целта на семинара, например "Как МСП могат да спестят пари от разходите си за енергия?". Може да използвате тази сесия, за да дадете на участниците ключова информация, която да им помогне да имат по-продуктивна дискусия, например чрез кратка презентация.
  • Разделяне в по-малки групи (да речем 6 - 8 души във всяка група), за да обсъдят въпроса. Уверете се, че хората са наясно със задачата.
  • Съберете обратно всички заедно за да споделят идеите от малките групи.
  • Изяснете следващите стъпки след семинара.


Това е само една примерна структура на семинар, която можете да използвате. Има много различни начини да организирате семинар и, както беше споменато по-горе, има много различни техники, които можете да използвате, или да адаптирате. Най-важното нещо, което трябва да запомните е: планирайте вашия семинар така, че да постигнете целите си за събитието. Не използвайте просто стандартен формат и да се надявате, че той ще проработи - ако това е така, тогава сте си загубили времето и времето на участниците.

Не забравяйте, че вие ще работите с опитен фасилитатор так, че възползвайте се от неговия опит, когато планирате семинара.


Какъвто и подход да използвате, ще ви е от полза да имате предвид следните общи насоки за по-добро обсъждане:

  • Събитието трябва да направи разлика (с други думи, то трябва да има някакъв осезаем резултат или въздействие)
  • Приспособете го към обстоятелствата и го планирайте да отговари на вашите цели и задачи
  • Включете необходимият брой и правилния тип хора
  • Проведете събитието с честност и откритост
  • Отнасяйте се с уважение към участниците и отчитайте техния принос
  • Дайте приоритет на дискусията между участниците, на получаването на нови знания и на обратната връзка с тях
  • Преразгледайте и направете оценка на събитието така, че да може да направите подобрения при организацията на следващи подобни събития
  • Дръжте информирани участниците относно резултатите от семинара.
ПРОМОЦИЯ

Ефективната промоция на събитието е изключително важен аспект от процеса на планиране и заслужава специално внимание. Когато планирате събитието, задайте си следния въпрос:

Хората интересуват ли се от въпроса, който ще бъде обсъждан?
Едно от най-големите предизвикателства в етапа на промоция е да се убедят хората да присъстват. Потенциалните участници са склонни да се занимава с много въпроси - и това, което е важно за вас като организация може да е по-малко важно за МСП. Затова на хората трябва да бъде представена убедителна причина за да дойдат.

За да решите дали събитието има потенциал да привлече хората, които искате, полезно е да разгледаме три други въпроси:

1. Дали е ясно това, което искаме да обсъждаме?
Хората, работещи в малките и средни предприятия са "бомбардирани" с информация ежедневно. Темата, която ще бъде обсъждана по време на събитието следователно трябва да привлече вниманието на потребителите и да е нещо, което те смятат за важно. Има ли някакви особени предизвикателства, свързани с въпроса, които да спомогнат за привличане на МСП, към които сте се насочили? Ако не сте сигурни за значимостта на проблема, ще е полезно неофициално да се обсъди какво имате предвид с няколко потенциални участници. Тези разговори могат да генерират други идеи, които могат да помогнат във фазата на планиране и подготовка.

2. Това ли е въпросът, който МСП ще искат да разискват точно в този момент?
Темата на събитието може да бъде важна, но това ли е въпроса, който МСП ще искат да обсъждат по времето когато планирате събитието? МСП могат да имат други приоритети така, че трябва да им обясните ясно защо провеждането на събитието в даден определен момент е важно. Причината за времето може да се отнася до въвеждането на ново законодателство от правителството, публикуването на нови изследвания, или идентифицирането на възникващи и значими предизвикателства, което ще се отрази на малките и средни предприятия.

3. Имате ли авторитет или необходимите знания, за да се ангажирате по този въпрос?
Потенциалните участници в събитието чували ли са вече за вашата организация и какво? Ще разберат ли каква е причината ви да участвате в дискусия по този въпрос? Ясно ли е за тях какво е вашето участие? Дали вашата организация се възприема като имаща доверие и влияние в дадената област? Важно е разбирането за това как другите ви виждат по отношение на въпроса. Това е друг фактор, който ще ги ръководи при вземане на решение дали да присъстват на събитието, или не. Може да е подходящо за вас да включите уважавана от МСП трета страна, която може да помогне за повишаване на доверието, например един университет или водеща компания от областта, в която искате да проведете семинар. Може би ще искате да се възползвате от мрежите на други организации, за да достигнете до МСП, особено ако искате да ангажирате МСП, които не познавате добре или тези, които са по-трудни за достигане.
Хората как ще бъдат поканени?
От нашия опит, за да бъдат поканени представители на МСП по отношение на събитие от този тип, най-добрата форма на комуникация е изпращане на персонализирана покана по електронна поща или телефонно обаждане до определен получател. Този подход ще осигури електронната поща или разговора да достигнат до правилния човек и се възприема като израз на внимание, а не на безлична форма на комуникация. Ако все още нямате база данни на потенциални участници и техните данни за контакт, то ще трябва да съставите такава.

Поканите по електронна поща ще трябва да бъдат изпратени най-малко шест седмици преди планираното събитие да се състои.

По-долу е пример за покана по електронна поща, използвана успешно от посредник да покани МСП за участие в събитие имащо за цел да проучи въздействието на недостига на гориво:
Уважаеми (името на потенциалния участник),

С настоящето бихме искали да Ви информираме за иновативно събитие, което се организира от (посредник) на (дата и място на провеждане).

Последните изследвания проведени с нашите партньори подчертават необходимостта организациите с интерес към недостига на гориво да възприемат подход към "присъединяване" по въпроса.

Такова сътрудничество е от съществено значение, за да се постигне увеличаване на съществуващите знания и финансирането, за да се справим с този проблем, както и от това, че то е важно за разработването на ефективни стратегии в бъдеще.

Специфичната цел на събитието е да се обсъди следния въпрос: как можем да обединим заинтересованите организации да работят заедно за решаване на проблема с недостига на гориво в северната част на Англия?
. . .
Като се има предвид, че това е изключително труден въпрос, ние се опитваме да мислим творчески за това как бихме могли да се справим с него.

В резултат на това решихме да организираме това събитие, по време на което ще се приложат редица иновативни техники, насочени към насърчаване на сътрудничеството за решаване на проблеми с хората, които участват.

В случай, че проявявате интерес от участие в тава важно събитие, бихме искали да поканим вас или определен от вас колега да присъствате на срещата.

Събитието ще започне в (час) с регистрация, кафе и сладкиши в (зала/сграда). Събитието официално ще стартира в (час) и следва да приключи в (час). Ако желаете да получите повече информация, моля изпратете съобщение по електронна поща на (данни за контакт с координатора).

С уважение,
Име на представител на организацията

Ключови моменти, върху които да се обърне внимание в поканата по ел.поща:
  • Тя определя целта на събитието като кратък стратегически въпрос: как можем да обединим организациите да работят заедно за решаване въпроса с недостига на гориво в северната част на Англия? Приемането на този подход помага да се гарантира, че същноста на събитието се съобщава по ясен и кратък начин. Задачата е да се представи на достъпен език какво има за цел да постигне събитието.
  • Електронната поща съдържа препратка към резултатите от ново изследване от интерес на заинтересованите страни, което да послужи като логично основание защо събитието се организира от посредника в посочения момент.
  • Стремежът е да се избегне претрупване на електронната поща с твърде много подробности. Последните може да бъдат предоставени, когато представителите на МСП потвърдят присъствие. Целта на първоначалното съобщение по електронна поща е да се стимулира интереса към семинара и представи основна информация за събитието като тема, време, дата и място.
Действия след изпращане на първия имейл
  • На МСП, които са реагирали положително на поканата, трябва незабавно да бъде изпратено по електронна поща потвърждение за получаване, което може да съдържа допълнителна информация. И-мейла може да включва карта с местонахождение на мястото на срещата с указания, съвети за наличие в близост до мястото на събитието на спирки на обществения транспорт и паркинг за автомобили (ако е приложимо), както и искане за посочване от страна на участниците на специфични изисквания към храната, ако има предвиден кейтъринг по време на срещата. Може да искате на този етап да се включи и някаква специфична или по-обща информация за предварително запознаване на участниците с темата, но се предполага, че не всеки ще има време да прочете това преди събитието. Ето защо планирайте съответно време в семинара за да представите на хората съществената информация по темата, необходима им за да се проведе една по- продуктивна дискусия.
  • На МСП, които са потвърдили участие, трябва да бъде изпратено друго съобщение по електронна поща една седмица преди събитиeто, с което да им се предоставят съответно всички подробности за него.
  • На тези МСП, които не са са отговорили на първия имейл, следва да им бъде изпратен втори имейл след няколко седмици или да се прозвънят по телефона. Ръководителите на МСП често са заети и може да са нямали възможност да отговорят, или да видят първия и-мейл. Така, че направете усилие да се свържите с тях отново. Ако не отговорят и на втората покана, разумно е да се счита, че те не се интересуват да участват в събитието.
ПО ВРЕМЕ НА СЕМИНАРА
Предния ден
Проверете регистриралите се за семинара и актуализирайте списъка с лицата, заявили участие.
Потвърдете повторно вашите изисквания и времето на семинара с мениджър - събития, който отговаря за мястото на провеждане на събитието.
Преди семинара проведете брифинг с екипа, които е ангажиран с организацията на събитие. Важно е всеки да знае какво се очаква от него.
Уверете се, че пакетите с материали за делегатите са готови, ако сте предвидили такива.
В деня на събитието
Ако нямате достъп до помещението в деня преди събитието, отрано подредете залата и рецепцията в деня на семинара (подредете баджовете по азбучен ред и делегатските пакети, като се уверите, че са пълни и в достатъчен брой ).

Направете обиколка на място - проверете къде са аварийните изходи, какви знаци са поставени, търговски марки, наличие на екипировка/оборудване, паркинг, тоалетни и гардеробни.

Осигурете най-малко един човек в главната зала за да "посреща и поздравява" хората, при тяхното пристигане.

Проверете местните новини за прогнозата за времето и състоянието на пътищата, за да видите, дали хората могат да бъдат забавени, когато пътуват до мястото на провеждане на събитието.
Общи съвети за фасилитатори
Вие вече сте ангажирали предварително фасилитатора си в планирането и дизайна на събитието, но трябва да сте сигурни, че той/тя и екипът ви имат пълни инструкции за събитието, какво се надявате да получите като резултат от него, кой ще присъства, както и за всякакви очаквани трудности. Ако вашият фасилитатор има опит (и определено трябва да сте се ангажирали с опитен фасилитатор), тогава той/тя вероятно няма да се нуждае от тези съвети. Но ние ги включваме тук, тъй като някои хора все още могат да ги намерят за полезни.

Когато се фасилитират събития от този тип, полезно е да се имат предвид някои прости правила, които обикновено се прилагат при говоренето пред публика:

Език на тялото
Опитайте се да използвате положителен език на тялото, когато фасилитирате групата. Например, изправете се и застанете с лице към участниците, с изправен гръб и рамене в отпуснато положение без напрежение. Когато хората говорят и задават въпроси поддържайте контакт с очи с тях, за да покажете, че ви интересува какво се говори. В отговор на конкретни гледни точки също така е полезно да се използват прости движения за одобрение, като усмихване или поклащане на главата. Отговарянето по този начин ви държи свързани с групата. Това ще ви даде по-добра представа относно как хората се чувстват по отношение на темата на дискусията, както и на формата на събитието. Избягвайте кръстосването на ръцете си (отбранителни жестове) и маниери, които биха могли да разсейва публиката, като например поставяне на ръцете близо до устата. За да се подготвите за събитието, упражнявайте това, което смятата да кажете пред огледало така, че да се чувствате комфортно с това как ще се представите пред другите.
Как да поддържате контакт с очи с хората по време на събитието?
  • Изберете един човек, който седи крайно в дясно на групата и един човек - крайно в ляво.
  • Изберете един човек в средата на групата.
  • Движете очите си редовно от човек на човек, сред избраните трима души. Ще трябва да движите главата си, за да направите това.
  • Това ще помогне да се гарантира, че всеки член от публиката ще чувства, че гледате в него.
  • Не се фиксирайте върху някого прекалено дълго. Ако забележите някой, който гледа настрани или кима, вие вероятно сте се фокусира твърде много върху него/нея.
Език
Уверете се, че думите, които използвате, са ясни и разбираеми за хората по време на събитието. Абсолютно е необходимо да говорите по-обикновенно отколкото мислите на професионален език. Избягвайте жаргони и съкращения (освен ако аудиторията не е технически). Също така, всеки обича истории: основната тема може да се представи по-ефективно, като давате пример от вашия опит.

Пазете се от чувство за хумор, което може да не бъде оценено от хората във вашата аудитория. Ако сте подготвили някакъв анекдот, но смятата, че той може да е обиден за някой от присъстващите, не го казвайте. Рядко се случва някой друг, освен професионален комик, да е добър в разсмиване на публиката. Никога не използвайте лоши думи без значение колко неформална е срещата и бъдете внимателни с употребата на жаргони.
Глас
Вслушайте се в себе си. Преди всичко трябва да говорите достатъчно силно, за да се чувате. Опитайте се да се избягвате "ъ-ъ-ъ", "мммм", и повтарящи се думи.
Нагледни помагала
Хората получават три четвърти от информацията визуално. За да се подготви почвата за събитието би било уместно да се използват нагледни материали в подкрепа на това, което трябва да се каже: тогава е много по-вероятно да се запомни.

Презентация на PowerPoint е визуално средство, което често се използва за подпомагане на фасилитаторите на събития. Трябва обаче да я използвате, за да илюстрирате и обобщите основните моменти, а не да четете слайдовете дума по дума. Не забравяйте, че вие сте този, който фасилитира, а не софтуера.

Всеки слайд трябва да има много ограничен брой подточки (най-много шест) за да се гарантира, че участниците в събитието може да осмислят информацията и няма да се разсеят от това, което казвате. Също така, текстът за всяка точка трябва да се побере на един ред на слайда.

Снимки и изображения също могат да помогнат на хората да разберат гледните точки, които представяте по емоционален начин. Ако например, вашето събитие се фокусира върху влиянието на автомобилния превоз на товари по отношение на въглеродните емисии, изображение на претоварена магистрала ще има по-силно въздействие, отколкото просто да говорим. Това "съживява" темата.

Ето някои избрани съвети от Microsoft при използването на PowerPoint:

1. Трябва да се представи завладяващ материал
Ако създадете някои силни слайдовете за да помогнат фасилитирането, уверите се, че вашите бележки при гласовото представяне, са не по-малко ангажиращи. PowerPoint не дава презентации - PowerPoint прави слайдове.

2. Направете ги по - опростени
Смятате ли наистина, че трябва да има всичко на екрана?
3. Минимизирайте цифрите в слайдовете
Ако искате да наблегнете върху статистическите данни, помислете за използване на графика или изображение, за да представите гледната точка.
4. Не повтаряйте като папагал написаното на PowerPoint слайда
PowerPoint работи най-добре когато се обяснява и допълва, а не се цитира това, което е на екрана.


5. Засечете времево вашето представяне
Една добре организирана PowerPoint презентация дава на публиката възможност да прочете съдържанието на слайда и да го "смели", след което следват разяснения, които разширяват и подсилват това, което е на екрана.


6. Използвайте ярки цветове
Ярък контраст между думи, графики и фон може да бъде ефективен при предаване както на съобщение, така и на емоция, но бъдете внимателни да не отидете твърде далеч.
7. Вмъкнете други изображения и графики
Използвайте външни изображения и графики за разнообразие и визуално представяне.
8. Редактирайте внимателно преди ползването
Ако нещо не е привлекателно, разсейващо или объркващо, трябва да го премахнете от слайдовете.
Времетраене
Колкото и добре да протича събитието, ако то продължава прекалено дълго, рискувате хората да се отегчат. Придържайте се към определеното време (и винаги е по-добре, да приключите малко по-рано, отколкото да го надвишите). Придържайте се към плана на събитието за всяка сесия и не се изкушавайте да се отклонявате. Хората в срещата са заети и ще очакват от вас да я приключите навреме.
Упражнения
Никога не четете дума по дума от записки: ще загубите мястото, до което сте стигнали, и темпото си. Предварително прегледайте и упражнявайте това, което искате да кажете като фасилитатор и се запознаете с него основно. Ако мислите, че ще пропуснете важна информация, подгответе си карти, които съдържат ключови думи и фрази, за да ви подсетят. Номерирайте картите така, че да ви подскажат основните идеи/моменти в правилния ред. Това също ще помогне много по-лесно да подредите картите в правилния ред, ако се случи да ги изпуснете! Ако е възможно, посетете мястото на събитието предварително, за да се запознаете с помещението и да се уверите, че знаете как работи аудио-визуалната техника.
Представяне
След събитието запитайте се как сте фасилитирали групата. Докато извършеното като фасилитатор е все още прясно в съзнанието ви, запише трите най-добри аспекти на представянето си и три неща, които бихте могли да подобрите. Тази бележка трябва след това да бъдат първото нещо, което да погледнете следващия път, когато се наложи да се фасилитира дискусионно събитие.
Оценка
Оценката ще ви помогне да прецените ефективността от вашия семинар, особено ако това е първия път, когато провеждате такъв вид събития. Бихте искали да научите повече за това, което е минало добре и какво не е проработило толкова добре така, че да можете да подобрите планирането си на събития. Оценката също може да ви помогне с някои от ресурсите при организиране на следващото работно събитие.

Важно е да помислите предварително за това, как ще направите оценката на семинара - не импровизирайте това в деня на събитието. Може да е полезно да подготвите един опростен план за оценка.

Решете как ще се направи оценката, например смятата ли да има форми за обратна връзка с участниците, които да попълнят, или смятатате да проведете няколко интервюта след мероприятието с участниците, или може би и двете?

Може да ви е от полза, в зависимост от обстоятелствата, оценката да се извършва от някой, който не е пряко ангажиран в семинара. Това може да бъде полезно, ако се планира инвестиране за продължаване използването на тези видове семинари.

Формите за обратна връзка трябва да са достатъчно къси, за да се насърчи попълването им от страна на участниците, но и достатъчно дълги, за да ви дадат някаква смислена обратна информация за събитието. Използвайте едновременно от двата вида въпроси - затворени и отворени въпроси. Въпрос от затворен вид е този, който изисква прост отговор с "Да" или "Не", или когато лицето поставя отметка в квадратче по скала от опции (например, участниците са поканени да отговорят на твърдението "Бих препоръчал този семинар на колега" с опции включващи напълно съгласен, съгласен, нито съгласен / нито несъгласен, несъгласен, или изцяло несъгласие). На затворените въпроси се отговаря бързо.

Това е добра практика да се даде на хората възможност да кажат "Не знам" or “Не е приложимо” за всеки затворен въпрос, за който ги питате във формуляра за оценка.

Някои примери на въпроси за оценка, които можете да използвате, са посочени в Приложение Три. Но помнете, това са само примери - вие ще трябва да приспособите въпросите, за да отговарят на целите на вашето събитие.

От друга страна, затворения вид въпроси не може да даде достатъчно обратна информация за семинара така, че е полезно да имате няколко отворени въпроси, където хората да могат да добавят свободен текст, за да обяснят повече за своите преживявания по време на семинара. Това ще ви даде по-богата обратна връзка, отколкото само простите отговори с "Да" или "Не". Един пример за открит въпрос може да бъде "Моля, кажете какво най-много ви харесва в днешния семинар".

Помнете: уверете се, че участниците са попълнили и предали формата за обратна връзка, преди да напуснат семинара. Ако не го направят, много малко вероятно е някога да видите попълнена тяхната форма отново!
След семинара
Провеждането на успешно събитие с дискусионно участие зависи и от това, което се случва след събитието, подобно на това, което се случва преди него.

Има редица действия, които трябва да бъдат взети предвид, след като събитието е приключило:

Продължение
Когато планирате вашия семинар, трябва да се мисли в перспектива какъв вид резултати ще очаквате. Участниците трябва да напуснат работната среща с усещането за това, което ще се случва по-нататък. В някои случаи това може да са действия, които са били договорени по време на семинара. Това може да е свързано с някакъв писмен доклад или блог, който ще бъде споделен с участниците след това. Всичко зависи от целта на вашия семинар.
Мрежи на МСП
Една от причините, поради която работите с МСП по този начин, може да бъде възможността за създаване на мрежи от МСП, в които да се продължи сътрудничеството и подхода за решаване на проблемите, започнат от вас по време на семинара.

Друга причина може да произтича от факта, че един дискусионен семинар не е достатъчен за изясняване на необходимите въпроси, особено при сблъскване със сложни проблеми. Така че може да искате да проведете последващ семинар за продължаване на сътрудничеството.
Назад
Напред